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档案目录电子表格录入格式要求(重要)


作者:日照市档案局        来源:日照市档案局    字数:3767
日期:2007/4/23 16:28:11    阅读:58171次


1. 所有目录在开始录入前,须向档案局法规科联系,确认档案整理无误、可以开展录入后,方可录入。法规科联系电话:8869196。
2.录入格式要求
2.1 责任者:所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如:单位全称:中国共产党日照市委员会;日照市公路管理局
规范的简称:中共日照市委;日照市公路局  
不规范的简称:市委;市公路局、市局、本局
        责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文,最多填写三个责任者,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间用“;”隔开。
        个人责任者(如单位领导年度述职报告、工作总结等),一般只著录姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。
        会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如:日照市第九届人民代表大会第二次会议
        未署责任者或原责任者不完整、不准确时,应著录考证出正确的责任者,并加“[  ]”号。
2.2 日期:所有日期均为8位阿拉伯数字表示,年份为4位,月、日用2位数字,不足用“0”补齐。
如:92年1月23日 
    正确写法为19920123
    错误写法:920123 或者1992123
如果原文没有精确到日,又不能考证的,日期两位用“00”补齐。
如:原文日期为92年12月
    正确写法为:19921200
如果若干份文件作为一份文件存档,则格式为“最早日期-最晚日期”如:19920101-19920321
2.3 文件编号:应写全称,年份为4位,括号用方括号“[ ]”表示。
如:原文写法:日档发(92)001号
    正确写法:日档发[1992]1号
如原文有两个以上文件编号的,两者之间以“;”隔开。
3. 案卷目录格式要求
3.1 案卷目录著录项目:包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式:
3.2.1档号:格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示,案卷号用4位阿拉伯数字表示,中间用半角横线“-”隔开。位数不足的,以“0”补齐。
如:目录号为2,案卷号为123的档案,档号应为:002-0123
3.2.2 案卷题名:一般照录原文,原题名确有错误或不能揭示案卷内容时,应修改后再著录。
3.2.3 责任者:一般照录原文,规范同2.1。
3.2.4 年度:该份案卷的归档年度,用4位阿拉伯数字表示。
如归档年度为92年,应写为1992
3.2.5 页数:填写该卷档案的总页数。
3.2.6 起始时间、终止时间:分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示,规范同2.2。
3.2.7 保管期限:按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。
3.2.8 备注:填写该份案卷其他需要说明有关事项。
3.3 文件保存:录入时,一般分永久、长期两个文件,文件名称保存为“××单位-案卷目录-永久(年度).xls”,每个文件内按档号先后排列顺序,几个年度可以放在一个文件内。
如:日照市档案局永久档案的案卷目录,保存文件名为:
     日照市档案局-案卷目录-永久(1992-1996).xls
4.卷内文件目录格式要求
4.1 卷内文件目录著录项目:包括目录号、案卷号、顺序号、档号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、页数、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。
4.2 著录格式
4.2.1 档号:格式为“目录号-案卷号-顺序号”目录号用3位阿拉伯数字表示,案卷号用4位阿拉伯数字表示,顺序号用3位阿拉伯数字表示。案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号,不得重复、不应有空号。中间用半角横线“-”隔开。位数不足的,以“0”补齐。
如:目录号为2,案卷号为123的档案,件号为6的归档文件,档号应为:002-0123-006
4.2.2 顺序号:同4.2.1中的顺序号。
4.2.3 责任者:规范同2.1。
4.2.4 文件编号:规范同2.3。
4.2.5 文件题名:一般照原件著录,如原件没有题名,则应自拟题名,并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时,原题名照录,并据其内容另拟题名,加“[ ]”号附后。
如:原题名为:日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。正确著录题名为:日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。
文件除正题名外,有并列题名、副题名、说明题名文字时,应按序依次著录。文件中,并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“:”号。
文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时,则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
4.2.6 日期:即文件形成时间,一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间。规范同2.2。
4.2.7 页号:页号用3位阿拉伯数字标识。案卷内文件各页按排列次序流水编号,有字迹的页均应编号,同一案卷内页号不得遗漏或重复,不应有空号。如:页号为24,则应著录为:024。
4.2.8 密级:密级一般按文件形成时所定密级著录(如内部、秘密、机密、绝密),对已升、降、解密的文件,应著录新的密级。
4.2.9 保管期限:同3.2.7
4.2.10 归档年度:同3.2.4
4.2.11 公文主题词:一般按原文标注的主题词著录。
4.2.12 备注:该份文件其他需要说明的事项。主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。
示例1:此件复制于中央档案馆
示例2:该件由×××于××××年捐赠
4.3 文件保存:录入时,一般分永久、长期两个文件,文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久(年度).xls”,每个文件内按档号先后排列顺序,几个年度可以放在一个文件内。
如:日照市档案局永久档案的案卷目录,保存文件名为:
     日照市档案局-卷内目录-永久(1992).xls
5. 归档文件目录格式要求
归档文件目录为档案整理方式改革后,依照《归档文件整理规则》,对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。
5.1 著录项目:包括 归档年度、保管期限、机构(问题)、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。
5.2 著录格式
5.2.1 归档年度:该文件归档的年份,以4位阿拉伯数字表示。一般文件发文年度即归档年度,个别情况下应注意区分。
例:文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》,发文日期为2006年1月10日,如果该文件以总结为主,则应作为2005年文件归档,即归档年度为2005。
5.2.2 保管期限:文书档案一般分为永久、长期、短期三类,根据文件性质分别填入。
5.2.3 机构(问题):根据本单位文书档案的分类方案规定(如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类)分别填入相应的机构或问题。如果分类方案为“保管期限-年度”,则不用填。
5.2.4 件号:归档文件的排列顺序号,以4位阿拉伯数字表示,不足4位,以“0”补足。
5.2.5 责任者:同2.1
5.2.6 文件编号:同2.3
5.2.7 文件题名:同4.2.5
5.2.8 日期:同2.2
5.2.9 页数:填写该份文件的总页数。计算页数应以文件中有图文的页面为一页,空白页不计算页数。折叠的文件图表,按折叠前有图文的页面计算,多份文件作为一件时,按各文件页数相加在一起计算。如果问题的请示与批复,分别为4页和1页,作为一件时,该件页数应为5页。
5.2.10 密级:同4.2.8
5.2.11 公文主题词:同4.2.11
5.2.12 备注:同4.2.12
5.3 文件保存:录入时,一般分永久、长期、短期3个文件,文件名称保存为“××单位-归档文件-永久(年度).xls”,每个文件内按归档年度、保管期限、(机构或问题)、件号先后排列顺序,几个年度可以放在一个文件内。
如:日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录,保存文件名为:日照市档案局-归档目录-永久(2005).xls
6.全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成,不需人工录入。在录入数据时应严格按以上要求录入,特别注意避免出现档号错误。
7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》(P档案法规标准汇编-111)及《归档文件整理规则》(P档案工作基础-89)。

附件1:案卷目录样式
附件2:卷内目录样式
附件3:归档文件目录样式
(以上目录电子表格在本网中下载,为EXCEL文件)

    
                                          日照市档案局
                                           2006年5月22日

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